Le règlement Intérieur

 

 

 

REGLEMENT INTERIEUR ASSOCIATION CEVENOL’SURFERS

 

 

I ) Composition de l’association

 

Conditions d’adhésions

 

Au-delà de l’acceptation des membres, le conseil d’administration veille au respect le plus strict des critères établis par les statuts.

Les adhésions doivent être formulées par l’intermédiaire d’un formulaire d’adhésion prévu à cet effet, soit par écrit, soit en ligne sur le site internet de l’association.

Celles-ci seront soumises à l’acceptation du comité directeur, lequel en cas de refus n’a pas à en faire connaître les raisons.

Toute demande d’adhésion en tant que membre doit être accompagnée d’une cotisation dont le montant est défini dans les statuts de l’association.

Suite à sa demande d’adhésion et au paiement de sa cotisation annuelle, l’adhérent se verra remettre par envoi postal à son domicile une carte officielle de membre.

Les informations personnelles nécessaires à l’adhésion d’un membre et communiquées par celui-ci sont strictement confidentielles et ne seront en aucun cas divulguées par le comité directeur à une tierce personne.

Chaque membre pourra accéder sur le site internet de l’association http://cevenolsurfers.asso-web.com à différentes rubriques lui permettant de découvrir, les statuts, le règlement intérieur, les finances de l’association ou encore les derniers travaux du comité.

Tout nouvel adhérent se verra remettre, dans le cas où il ne possède pas de fournisseur d’accès à internet, une copie papier des statuts et du règlement intérieur.

 

Représentation de l’association

 

Seuls les membres du comité de direction de l’association représentent celle-ci et sont ainsi habilités à parler en son nom.

L’association et son comité de direction ne sauraient en aucun cas être responsables des propos d’un membre de l’association n’étant pas autorisé par écrit à représenter celle-ci.

De plus, l’association et son comité de direction ne sauraient êtres responsables d’actes répréhensibles commis par l’un de ses membres qui, dans un tel cas, se verrait immédiatement signifier son exclusion définitive de l’association.

 

 

II ) Assemblé générale

 

Son ordre du jour est réglé par le comité de direction.

 

Convocation

 

Les membres sont convoqués par simple lettre, lien électronique ou voie de presse au moins 30 jours à l’avance, par le secrétaire.

Cette convocation doit mentionner :

  • L’ordre du jour
  • Les résolutions proposées à l’assemblée générale

 

Fonctionnement

 

Ne pourront être traitées, lors de l’assemblée générale, que les résolutions portées à l’ordre du jour.

Pour être examinées en assemblée générale, les résolutions doivent être envoyées au secrétariat au moins 40 jours avant la réunion par écrit ou lien électronique.

Le président de l’assemblée générale est le président de l’association ou en son absence un membre du bureau désigné par l’assemblée.

 

III ) Comité de direction

 

Les candidatures pour un siège au comité de direction doivent être reçues au secrétariat de l’association par écrit ou lien électronique au moins 40 jours avant la date de l’assemblée générale où les élections auront lieu.

Le comité se renouvelle tous les 2 ans.

Les membres sortants sont rééligibles.

 

« Réunion de travail du comité par messagerie électronique »

 

La procédure adoptée pour les votes par messagerie électronique est la suivante :

  • La résolution est mise au vote par courriel du président.
  • Un délai de réponse de 7 jours est attribué.
  • Une non réponse sera considérée comme un vote blanc.
  • 5 non réponses consécutives sera considérée comme une démission.
  • Lé président dépouille les résultats et proclame les résultats selon les règles de majorité.

 

 

IV ) Les finances

 

Le montant des cotisations doit être adressé au trésorier à l’ordre de l’association, net de charges et frais bancaires.

 

Recettes

 

La cotisation est valable du 1er août de l’année N jusqu’au 31 Juillet de l’année N+1 quelque soit la date d’adhésion avant le 1er Juin de l’année N+1.

Pour une personne souhaitant adhérer entre le 1er Juin et le 31 Juillet de l’année N+1, le paiement du prix de la cotisation vaudra également pour la période du 1er août au 31 Juillet de l’année suivante.

 

Dépenses

 

L’engagement du comité de direction de l’association est de limiter au maximum les déplacements et les frais de fonctionnement du comité en utilisant les liens électroniques pour l’exercice de leur fonction.

Un budget pour les comptes de fonctionnement de l’association est préparé chaque année par le trésorier et approuvé par l’assemblée générale.

 

Comptes

 

Le trésorier doit établir chaque année un bilan comptable de l’association montrant son capital, ses recettes et ses dépenses.

L’exercice comptable et fiscal est compris du 1er Juillet de l’année N au 30 Juin de l’année N+1.

Le bilan des comptes est présenté chaque année par le trésorier en assemblée générale.

 

 

V ) Modifications

 

Le présent règlement intérieur peut être modifié directement par le comité de direction, il est soumis à l’approbation de l’assemblée générale avant mise en application.

 

 

Annexe 1 : Les archives

 

 

 

TYPE DE DOCUMENT

 

DUREE DE CONSERVATION

Documentation juridique et réglementaire :

 

  • Statuts et modifications, courriers officiels préfecture.

 

  • Compte rendu assemblée (ordinaire, extraordinaire, convocations, résolutions).

 

  • Compte rendu séances de travail du comité de direction.

 

  • Règlement intérieur.

 

 

 

 

 

 

 

 

Permanent (durant toute la vie de l’association)

Trésorerie :

 

  • Budgets et bilans comptables.

 

  • Commandes.

 

  • Factures.

 

 

 

 

 

 

5 ANS

Administratif :

 

  • Demandes d’adhésion.

 

  • Liste des adhérents.

 

 

 

 

 

3 ANS

Développement, information et communication :

 

  • Bulletins d’information de l’association.

 

  • Correspondances presse.

 

  • Supports publicitaires et de promotion.

 

  • Demandes de sponsoring et subventions.

 

  • Contrats de partenariats.

 

 

 

 

 

 

 

 

3 ANS